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PROCESOS, ESTANDARIZACIÓN
Y SOSTENIBILIDAD
DEL NEGOCIO
Parte I
Por: Flavia Ronconi
Asesor y Consultor Sénior en Estrategia, Negocios,
Sistemas de Gestión, Restructuraciones Organizacionales,
Emprendimiento e Innovación.
fronconi@revistaemprende.clD
eterminar los Procesos que se llevan a cabo en mi Empren-
dimiento o Negocio, es un objetivo que tiene la finalidad
de establecer claramente qué hacemos, cómo lo hacemos,
quiénes participan, como nos organizamos, todo esto dispuesto de
una forma que nos permita visualizar que parte de nuestros Pro-
cesos son Críticos para la Sostenibilidad del Negocio.
Para la mayoría esto se traduce en realizar un protocolo interno o
un manual de cómo hacer bien las cosas, que sirva para que nues-
tra Propuesta de Valor se cumpla y que nuestro cliente final se vea
beneficiado. Si no tenemos claro el propósito final, estandarizar
procesos, redactar documentos o bien estructurar el funcionamiento
de la empresa, no nos llevará a buen puerto.
El potencial de negocio mayor de las Micro, Pequeñas y Medianas
empresas a menudo está en los Gestores Comerciales o del nego-
cio, quienes desde la perspectiva técnica se manejan muy bien,
pues tienen claridad de cómo generar su producto y/o servicio
para sacarlo al mercado.
Debemos unir esto con aspectos más formales y una mirada más
amplia sobre el negocio, lo que nos permitirá acceder a otras ins-
tancias que nos posibilitarán establecer mejoras permanentes en
nuestro quehacer empresarial.
Un tema relevante es la Estandarización de Procesos, que hoy en día
es una herramienta que genera una ventaja competitiva para muchas
organizaciones. Las exigencias que impone el mercado globalizado,
han hecho cambiar la visión del mundo y de los negocios. La com-
petitividad extrema, en la que no existen distancias ni fronteras y el
hecho de que la información, ha dejado de ser resguardo seguro en
sus organizaciones, para estar al alcance de todos.
El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandari-
zación es fortalecer la habilidad de la organización para agregar
valor. El enfoque básico es empezar con el proceso tal y como se
realiza en el presente, crear una manera de compartirlo, documen-
tarlo y utilizar lo aprendido.
El siguiente ejercicio los ayudará a mejorar sus Procesos para llegar
a una estandarización que beneficie al tiempo y productividad de
su organización
C
OLUMNA
D
ESCRIBIR
EL
P
ROCESO
ACTUAL
:
El objetivo es describir como se realiza en el presente el proceso, no como
debería realizarse. En algunas ocasiones la mejor opción es que una sola per-
sona lo describa, en otras puede ser más efectivo, involucrar a todo el equipo.
P
LANIFICAR
UNA
PRUEBA
DEL
P
ROCESO
:
Crear un equipo que realice una prueba del proceso, realizarlo como actualmen-
te se aplica. Para este paso, se requiere decidir algunas de las siguientes cosas:
t
¿Cuánta gente se involucrará en la prueba? Si son pocas personas las
que elaboran el proceso, es conveniente involucrarlas a todas. Si son
muchos los que realizan el proceso, hay que seleccionar a los que más
lo dominen.
t
¿Cómo serán entrenados los participantes? ¿Quién los entrenará?
t
¿Cómo registrarán los participantes sus progresos? ¿Cómo sabrán que
funciona y que no?
t
¿Cómo se documentarán el proceso y los cambios que se le hagan?
¿Cómo se mantendrá actualizada la documentación?
E
JECUTAR
Y
MONITOREAR
LA
PRUEBA
:
Requiere recolectar información y obtener ideas de todo el equipo para
implementar mejora el proceso en cuestión. Pueden centrarse en algunas de
las siguientes cuestiones:
t
¿Hay instrucciones poco claras o innecesarias?
t
¿Cuáles son los problemas que ocurren?
t
¿Qué cosas ocurren que no están descritas en el diagrama del proceso?
t
¿Han mejorado los resultados? ¿Se ha reducido la variación en el
proceso? ¿Podría reducirse más?
R
EVISAR
EL
P
ROCESO
:
Utilizar la información que se ha obtenido para mejorar el proceso. Sim-
plificar la documentación, tratando de mantenerla lo más simple y gráfica
posible. Detectar formas de probar o ensayar el proceso y enfatizar los
aspectos claves de él.
D
IFUNDIR
EL
USO
DEL
PROCESO
UNA
VEZ
REVISADO
:
Si solo unas cuantas personas fueron involucradas en la prueba del proceso,
se requiere difundir el uso del nuevo proceso a los demás.
M
ANTENER
Y
MEJORAR
EL
P
ROCESO
:
Hay que asegurarse que todos utilizan el proceso mejorado; se debe instar a
los integrantes de la organización a buscar nuevas mejoras en él. Una ins-
tancia valiosa es aprovechar la oportunidad e instalar métodos para capturar,
probar e implementar los aportes.
En el próximo artículo continuaremos y revisaremos como
ayuda generar documentos estándar de los procesos a la sos-
tenibilidad del negocio.
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