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“La mayoría de las personas son tan felices como decidan serlo.”
Abraham Lincoln
La primera recomendación es hacer de este encuentro un
momento dinámico, entretenido y eficiente. Para esto, es
fundamental tener un objetivo claro y enfocar el desarrollo de
la reunión en él.
Un tip bastante útil es incluirlo en la invitación, junto con los
temas a tratar, quienes y por qué deben participar, duración
estimada y el sitio de encuentro.
Si bien, la modalidad de las reuniones ha ido cambiando con el tiempo y
el uso de nuevas tecnologías, continúa siendo el formato clave para que
las empresas puedan definir metas y objetivos de forma común en pos
de un proyecto determinado. En este sentido, sean presenciales, virtuales
o vía conferencia telefónica, suponen una instancia clave para generar
acuerdos y compartir opiniones.
No obstante, tópicos como la productividad y eficiencia no llegan a ser
un común denominador en todos los casos.Y es que, ¿Quién no ha caído
en el error de convocar a juntas innecesarias? O ¿Quién no ha asistido
– u organizado – reuniones que carecen de estructura y organización
clara, prolongando nocivamente el tiempo invertido en ellas? Yo creo
que todos.
Es por esto que la empresa de Servicios de Beneficios e Incentivos,
Sodexo, ha generado una guía con pautas para lograr que en una cita
se logren cumplir los objetivos deseados, manteniendo claros sus focos,
con el fin de generar espacios efectivos y eficientes que permitan mejorar
el rendimiento dentro de las empresas, dando mayor libertad de acción
a los participantes, para cumplir con sus metas laborales y personales de
manera individual.
Es muy recomendable designar a un “líder” quien debe estar a
cargo de iniciar, conducir y cerrar la reunión. Asimismo, debe
estar atento para dar a cada integrante su espacio para opinar
y además mediar en las discusiones.
Es decir, agendar estos espacios como herramientas estratégicas, o
sea solamente cuando estas sean estrictamente necesarias (si hay
un acuerdo que no se tiene que discutir, mejor enviarlo como una
minuta de correo electrónico, por ejemplo).
La clave está en prepararse, tener clara la temática y el material
listo a mano – ojalá de manera tangible, como en el caso de
reportes o documentos impresos, nunca se debe confiar en que
cada asistente llegará con todo claro y preparado-. También es
importante revisar otros factores extra como la disponibilidad
del lugar de reuniones, considerar un plan b, chequear el
estado del proyector o computadora si se requiere utilizar,
también si se ofrecerá o no algún catering a los invitados.
Es muy importante que, tras dejar establecidas las decisiones y
tareas de cada involucrado se escriba una minuta o síntesis sobre
la reunión, de manera clara y concisa. Para ello es ideal tener un
encargado tomando nota durante el encuentro, quien hará llegar a
todos el resumen, vía correo electrónico.
Establecer un horario y respetarlo permite cumplir el programa
acordado, terminar en el tiempo estimado y ser respetuoso con los
integrantes que llegaron a la hora indicada.
1. Reuniones acotadas
5. Conducir la reunión
2. No hacer tres reuniones si es posible hacer una
3. Reunión preparada, vale por dos
6. La necesaria minuta
4. Ser puntual
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